Un petit billet rapide sur « la gestion » pour cette rentrée… Je profite de mon passage pour vous rappeler que tous les rédacteurs du blog sont bénévoles. Je remercie donc ceux qui ont eu la délicatesse de nous envoyer des messages d’encouragement ou de nous remercier d’un article écrit à leur sujet.  Bref, c’est gratuit mais ça nous motive à continuer cet espace de partage…

Allez entrons dans le vif du sujet!

Vous êtes très nombreux à demander: « comment calculer le coût moyen des ateliers?« . Le monde en MA n’étant qu’une mosaïque de projets, je vous propose, modestement, un outil qui pourrait vous donner une idée. Vous n’avez plus qu’à remplir les cases :
– de la colonne « budget prévisionnel » : le budget prévisionnel global de votre structure
– les colonnes « charges/produits directes » : lié(e)s aux projets en cours
– les caractéristiques de votre projet : temps de l’atelier, rémunération horaire brut, temps de transport … Le temps est en base hexadécimale (une demi heure = 0,5)

Cet outil peut servir quelle que soit la forme de votre activité: association, auto-entreprise… Etant président d’une association, certains de mes propos porteront sur le milieu associatif!

Néanmoins, ce n’est qu’un indicateur qui ne doit pas vous faire oublier qu’afin de ne pas faire d’erreur de gestion (qui pourrait être dramatique), vous devriez créer deux autres types d’outils :
– un fichier Excel de pilotage budgétaire : il vous permettra de connaître votre résultat prévisible (recette ou déficit). En effet, ce n’est pas au dernier jour de l’exercice que vous devez vous apercevoir qu’il vous reste TROP d’argent. Un résultat d’exercice tolérable par les financeurs dans le milieu associatif se situe entre 3 et 5%. Au-delà, il peut arriver qu’il vous demande un remboursement ou qu’il y ait un report de subvention l’année suivante.
Au passage, je vous rappelle que les subventions sont désormais accordées au projet et non plus au fonctionnement. En résumé, on ne vous donne plus une somme à dépenser mais une somme à exécuter (avant : je touche 1000€, qu’est ce que je PEUX faire avec ; aujourd’hui je touche 1000€ : qu’est ce que je DOIS faire avec).  Il est donc important d’avoir une idée juste du prix de chaque atelier afin de pouvoir tous les réaliser conformément au dossier déposé. Je vous renvoie à mon billet sur le sujet.
– un fichier Excel de comptes de résultats prévisibles par projet (d’où le pluriel): il vous permettra grâce à une clef de répartition de répartir (désolé de la répétition) l’ensemble de vos charges indirectes sur tous vos projets et de justifier ainsi de votre excédent budgétaire.

Qu’est ce qu’une clef de répartition ?

C’est un moyen de répartir (encore une) entre les différents projets, les charges courantes de la structure de manière proportionnelle à l’importance du projet mené.
Par exemple, chez Résilienfance, elle se fonde sur le nombre d’heures par projet et donc le coût salarial. En effet, du fait de notre activité itinérante, il s’agit de notre ligne budgétaire la plus lourde. L’outil excel en téléchargement vous donnera une idée… Il est construit  en fonction du nombre d’ateliers effectués sur l’année budgétaire. Je suis également parti de l’hypothèse qu’il n’y avait pas de personnel autre que celui réalisant les ateliers (un(e) secrétaire par exemple).

Bon courage à tous, n’hésitez pas à poser des questions ou à laisser des commentaires!

Nicolas

Pour en savoir plus:

Cliquez ici pour télécharger le fichier excel

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